Tutorial de Filtros

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INTRODUCCIÓN

Los 228 asientos generados en el tutorial anterior presentan esta distribución:

- 90 por INGRESO DATAFONO (lector de tarjetas) de seis tiendas
- 90 por COMISION TARJETAS (comisión del banco por el cobro por tarjeta)
- 40 por INGRESO EFECTIVO
- 8 resto movimientos

Es decir, la práctica totalidad son operaciones de rutina cuya contabilización nos podríamos ahorrar si tuviéramos la posibilidad de que a los apuntes pasen las subcuentas que nos interesan en lugar de la de contrapartida por defecto (5729000001 en este ejemplo) y cualquier otra cosa que interese en el apunte, ya que estamos.

Buenas noticias: EL SISTEMA EXISTE y vamos a verlo a continuación

Vamos a crear tres filtros que asignen las cuentas DEFINITIVAS a los apuntes de ingresos por tarjetas o
en efectivo y a los de comisiones.
Necesitaremos tres filtros. Será suficiente debido a la información que suministra, ESE BANCO, sobre estos movimientos.

Objeto de los filtros a crear

Contabilizar en las siguientes subcuentas los apuntes de ingresos por tarjetas o en efectivo y los de comisiones:

- Ingresos por tarjeta: 57010000nn

- Cada tienda tiene una subcuenta de 'Caja, tarjetas' que empieza por
  5701 y termina con el número de la tienda (nn).

- Comisiones por tarjeta: 62610000nn

- Cada tienda tiene una subcuenta de 'Comisiones tarjetas' que empieza por
  6261 y termina con el número de la tienda (nn).

- Ingresos en efectivo: 5729000570

- Los ordenadores-TPV de cada tienda generan, por cada ingreso en efectivo, un
  asiento del tipo

- 5729000570 (La misma cuenta en todas las tiendas)
  a Caja (57000000+numTienda)

- Import43 debe generar el que permita conciliar la cuenta 5729000570

- Banco (en este caso 5720000001)
  a 5729000570

- Si todos los ingresos en efectivo concilian el saldo de la cuenta será cero. La cuenta 5729000570 juega el papel de cuenta puente para conciliación.

Examen de los movimientos

Examinando los movimientos contenidos en el fichero hemos detectado las características que distinguen a aquellos cuya contabilización queremos automatizar. Son las siguientes:

- Todos los movimientos tienen en común el código de entidad: 2222
- En los movimientos de ingresos y comisiones de datáfono se incluye el número de tienda de procedencia
- Los ingresos por tarjetas comparten todos (y sólo ellos) esta característica:

- Código 840 en la columna C.PROPIO (Concepto Propio)

- Los cargos de comisiones de ingresos por tarjetas comparten todos (y sólo ellos) esta característica:

- Código 846 en la columna C.PROPIO (Concepto Propio)

- Los ingresos en efectivo comparten todos (y sólo ellos) esta característica:

- Código 042 en la columna C.PROPIO (Concepto Propio)

Hemos recopilado la información necesaria para establecer las reglas de los filtros que vamos a crear.

CREACIÓN DE FILTROS

Creación del filtro para ingresos por tarjetas partiendo de un movimiento-patrón

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DÓNDE ACTUAR | QUÉ HACER
Iniciar la creación del filtro
| Haga clic
| Haga clic
| Escoja el suyo
| Escriba Ingresos datáfono
| Haga clic Pasa a la ventana de establecimiento de reglas del filtro
Establecer las condiciones que han de cumplir los movimientos para que el filtro actúe al generar asientos
| Haga clic
| Haga doble clic
| Haga doble clic Se abre una ventana que muestra el contenido del fichero
| Haga doble clic en cualquier columna del movimiento que está en la línea 2 Es el primer movimiento de ingreso por datáfono Se cierra la ventana y se traslada el movimiento a la lista de condiciones Observe que donde antes ponía Capturar valores desde ficheros de movimientos ahora pone AEB4320031202112057.EXT
| Haga doble clic en la fila correspondiente a ENTIDAD Se abre la ventana para especificar la condición
| Escoja ES IGUAL A
| Haga clic Observe la fila de la condición SI ENTIDAD ES IGUAL A 2222
| Haga doble clic en la fila correspondiente a CONCEPTO PROPIO Se abre la ventana para especificar la condición
| Escoja ES IGUAL A
| Haga clic Observe la fila de la condición SI CONCEPTO PROPIO ES IGUAL A 840
Establecer las asignaciones a campos del asiento: lo que queremos que pase a los asientos
| Haga clic en cualquier columna de la fila correspondiente al campo CONTRAPARTIDA del asiento (o CUENTA o SUBCUENTA, según su programa de contabilidad)
| Haga clic
| Haga clic
| Escriba 57010000 (OjO: 8 dígitos, no 10 !!!)
| Haga clic
| Haga clic
| Haga clic Se abre la ventana para decidir qué parte del movimiento queremos que pase al apunte
| Escoja CONCEPTO 1
| Haga clic en el número 24 (en el número, no en el 0 que va debajo) de Tamaño de campo como referencia El fondo del 0 pasa a verde
| Haga clic en el número 25
| Haga clic Observe la fórmula de la asignación en la columna CONTENIDO ASIGNADO
| Haga clic Pasa a la Ventana de clasificación del filtro
Clasificar el filtro
| Haga clic en el signo más para expandir el érbol de clasificación
| Haga clic
| Haga clic en Nueva carpeta
| Escriba Tutorial
| Haga clic en el botón Finalizar
| Marque
| Haga clic Vuelve al panel de FILTROS Observe el esquema de reglas del filtro en CONDICIONES Y ASIGNACIONES DEL FILTRO

Creación del filtro para comisiones por ingresos de tarjetas a partir del anterior

Como el filtro es muy parecido al anterior partiremos de él. Usted ha de estar (si no ha salido del tutorial tras el apartado anterior) en el panel de FILTROS

DÓNDE ACTUAR | QUÉ HACER
Iniciar la creación del filtro
| Haga clic
| Escriba Comisiones datáfono
| Haga clic Pasa a la ventana de establecimiento de condiciones y asignaciones
Establecer Condiciones del filtro
| Haga clic en cualquier columna de la fila CONCEPTO PROPIO La columna ha de verse resaltada
| Haga clic Se abre la ventana para especificar la condición
| Quite el 840 y ponga 846
| Haga clic
Establecer Asignaciones del filtro
| Haga clic en cualquier columna de la fila tipo:texto 57010000
| Haga clic
| Quite 57010000 y ponga 62610000 (OjO: 8 dígitos, no 10 !!!)
| Haga clic No hay que modificar la asignación tipo:campo porque lo establecido es válido también para este tipo de movimientos
| Haga clic Pasa a la Ventana de Clasificación del filtro
Clasificar el filtro
| Haga clic Se abre la ventana Asistente de filtros completado
| Haga clic Vuelve a la ventana de PARÁMETROS DEL FILTRO para crear uno nuevo.

Creación del filtro para ingresos de efectivo desde cero, sin movimiento patrón

Esta vez crearemos el filtro de cero, sin cargar ningún movimiento que sirva de patrón

Partimos del último punto del filtro anterior

- Hemos de estar en la ventana de PARÁMETROS DEL FILTRO.
- De no ser así, vaya al Panel de Filtros y haga clic en Crear filtro

DÓNDE ACTUAR | QUÉ HACER
| Escriba Ingresos de efectivo
| Haga clic Pasa a la ventana de establecimiento de condiciones y asignaciones
Condiciones del filtro
| Haga doble clic en la fila correspondiente a ENTIDAD Se abre la ventana para especificar la condición
| Escoja ES IGUAL A
| Escriba 2222
| Haga clic Observe la fila de la condición SI ENTIDAD ES IGUAL A 2222
| Haga doble clic en la fila correspondiente a CONCEPTO PROPIO Se abre la ventana para especificar la condición
| Escoja ES IGUAL A
| Escriba 042
| Haga clic Observe la fila de la condición SI CONCEPTO PROPIO ES IGUAL A 042
Asignaciones del filtro
| Haga clic en cualquier campo de la fila correspondiente al campo del asiento CONTRAPARTIDA (o CUENTA o SUBCUENTA, según su programa de contabilidad)
| Haga clic
| Haga clic
| Escriba 5729000570
| Haga clic
| Haga clic Pasa a la Ventana de Clasificación del filtro
Clasificar el filtro
| Haga clic Se abre la ventana Asistente de filtros completado
| Marque
| Haga clic Vuelve al panel de FILTROS Observe el esquema de reglas de los filtros en CONDICIONES Y ASIGNACIONES DEL FILTRO

REPROCESAR LA INFORMACIÓN

Si volviéramos a ejecutar el proceso anterior (el del Tutorial de Proceso) generaría el fichero de asientos con el contenido que nos ahorra más tiempo. Vayamos a ello.

DÓNDE ACTUAR | QUÉ HACER
| Haga clic
| Haga clic Se abre la ventana ADVERTENCIA PREVIA del Asistente de Proceso
| Haga clic Esto hará que el fichero generado en el primer tutorial sea borrado al terminar este proceso
| Marque
| Haga clic Pasa a la ventana CARGAR FICHEROS DE MOVIMIENTOS Observe cómo se conservan los datos del proceso anterior
| Haga clic para ir a esa ventana del asistente Observe los iconos al principio de la fila de la cuenta El significado se muestra haciendo clic en Leyenda Iconos. Hágalo y vea las situaciones que pueden darse Uno de ellos indica que está generando asientos con fechas ya procesadas. Para evitar en lo posible la duplicación en su contabilidad
| Haga clic Sale del asistente e informa del transcurso del proceso.
| Se abre una ventana del Explorador de Windows en la que se ve el fichero creado en la carpeta FASIENTOS (EMPRUEBAS_Resto del nombre).
| Haga doble clic en la fila del fichero generado en PROCESO.FICHEROS DE ASIENTOS... Puede ver el contenido del fichero de asientos generado y ordenarlo para verlo a su gusto o buscar texto en él Observe las subcuentas: ahora muestran el efecto de aplicar los filtros

En Windows

- Copie el fichero creado en la carpeta FASIENTOS (EMPRUEBAS_Resto del nombre) a la carpeta donde deba estar el fichero para ser importado.

- Puede que su programa le permita importarlo directamente desde aquí.

- En ese caso no lo mueva.

- Si es necesario, cambie el nombre del fichero copiado para que sólo quede la parte que reconoce su programa de contabilidad.

En su programa de contabilidad

- Elimine los asientos importados en el primer proceso
- Importe el fichero de asientos siguiendo los pasos oportunos.
- Pida extracto de la cuenta 5729000001

- Sólo habría de modificar esos ocho asientos

- Pida un balance de sumas y saldos

- Observe qué cuentas presentan saldo

Copyright 2008 José Guillermo García Bayarri y Victor Daniel García Bayarri